Как правильно делать презентации или искусство выступать публично

  18:10   27-06-2006

Случалось ли Вам выступать перед аудиторией? Что Вы при этом испытывали? Наблюдали ли Вы за выступлениями других людей? Что Вы испытывали, когда выступают другие? Были ли у Вас в жизни ситуации, когда выступление Вас буквально"захватывало", или наоборот, возникало желание уснуть.... И далеко не всегда это связано с материалом выступления. Очень многое зависит от подачи. Сравните, кого Вам интереснее слушать - Жириновского или Хакамаду?
Почему же одного слушают, а другого нет?
Что же сделать для того, чтобы слушали именно Вас? В чем эти секреты?
Каждый, кто уже имеет опыт выступлений наработал свои приемы. Вместе они могут называться: "Технология убедительного выступления". Ниже приведены правила, выполнение которых приводит к успеху.

ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИИ

Надо ли готовить свое выступление? Есть люди, которые говорят "Вот выйду и все скажу... Чего готовиться? Все сделаю экспромтом..."
Как говорил классик юмора "Лучший Экспромт - это хорошо подготовленный Экспромт" Подготовку для выступления лучше начинать заранее. Нежелание или боязнь зачастую приводят к тому, что подготовка остается на последние минуты. "Материал" должен устояться, иначе выступление будет "смазано". Времени не хватит или наоборот, придется его "растягивать".
Выбирая тему для выступления необходимо учитывать:
• Место выступления.
• Повод.
• Цель выступления. Что Вы хотите сообщить аудитории.
• Аудитория. Кто Вас будет слушать? Сколько их будет?
• Требования к материалу для выступления:
• Полезность для аудитории. Чем это поможет слушателям?
• Актуальность. Можно ли применить прямо сегодня?
• Интерес. Как привлечь внимание аудитории?
• Вызывающий доверие. Факты, статистика, ссылки на первоисточники.
• Подготовка конспекта выступления идет поэтапно:
• Концепция
• Проработка отдельных глав
• Подбор примеров и иллюстраций
• Компоновка
• Согласование конспекта с техническими средствами.
• Прогон и коррекция.
Очень важно потренироваться в выступлении перед зеркалом или перед знакомыми людьми. При этом засеките время выступления. Такая тренировка поможет грамотно провести выступление и произвести на слушателей благоприятное впечатление.

ПОДГОТОВКА К ВЫСТУПЛЕНИЮ

ПОМЕЩЕНИЕ

Обязательно проверьте помещение в котором Вам предстоит выступать. Что необходимо протестировать:
• Акустику. Попросите помощника сесть на разные места в помещении и говорите в микрофон. После этого спросите как Вас было слышно и скорректируйте громкость. Затем поменяйтесь с ним местами и послушайте с места участника, как звучит голос выступающего. Хорошо ли будет видно участникам слайды или флип-чарт.
• Расположение мест слушателей. Всем должно быть видно и слышно Выступающего.
• Освещение. От уровня освещения зависит
• Согласование технических средств друг с другом и с электричеством. Я несколько раз видел как срываются выступления только из-за отсутствия необходимого соединительного кабеля....
• Свою программу (конспект или файл). Иногда перед тем, как сделать окончательный вариант создаются несколько промежуточных. Проверьте, что у Вас последняя версия. Имейте программу на 3-х вариантах носителей. 2 в виде файлов (на жестком диске и дискете) и распечатанным на бумаге.
НАСТРОЙ на выступление
Часто перед выступлением наступает волнение, которое мешает сосредоточиться. Какие существуют способы снять напряжение перед выступлением:
• Представьте САМЫЙ ХУДШИЙ вариант развития событий. Ваше выступление не удалось.....Что произойдет в Вашей жизни? Насколько это на нее повлияет? Так ли уж это страшно?
• Если Вы боитесь аудиторию. Например, присутствующие в ней слушатели - руководители большого ранга, а Вы молодой сотрудник. Представьте их в смешном виде. Мысленно дорисуйте им шапочки, блестящие парики, как будто они пришли на детский День рождения....
• Сделайте несколько глубоких вдохов и выдохов. Дыхание очень мощный инструмент восстановления душевного равновесия.
• Также помогают физические упражнения. Несколько энергичных махов руками или приседаний. Энергия переживаний трансформируется в физическую энергию.
• Некоторым помогают легкая медитация на расслабление или наоборот на собранность и успех. Сказать себе - "Ты Молодец! У тебя все получится" звучит несколько по-американски, но тем не менее помогает.
• "Медикаментозный" метод (валерьяна) лучше оставить напоследок, если Вы уж очень нервничаете и ничего не помогает.
• Прокашляйтесь - проверьте голос до выхода перед аудиторией.
Итак - Вы готовы. Вперед - на сцену!

ВСТУПЛЕНИЕ - СОЗДАНИЕ ИНТЕРЕСА (ЖАЖДА)

С первых секунд Выступающий должен привлечь к себе внимание и настроить аудиторию на контакт. То, что психологи называют "раппорт". Чтобы аудитория "включилась" необходимо сообщить что-то интересное для присутствующих - создать "жажду". Если человек не хочет пить, у него нет "жажды", то рассказ о воде ему будет неинтересен. Зато как внимательно будет слушать рассказ о воде человек испытывающий "жажду"..... Создайте в аудитории "жажду" к Вашему выступлению.
Примеры хорошего вступления:
• Комплимент аудитории. "Я рад, что мне предстоит выступать здесь. Ведь именно здесь собрались люди, которые добились всего в жизни своим трудом..."
• Показать, что есть общего с аудиторией у выступающего. "Мне, как и многим из здесь присутствующих пришлось создавать бренд "с нуля".
• Вопрос к аудитории. "Скажите, а кто из присутствующих здесь....."
• Включение в беседу. "Представьте себе, что мы сейчас находимся в....."
• Цитата или история, отражающая тему выступления. "В.К. Тарасов говорит - Путь менеджера от бестолкового деяния к толковому НЕдеянию...."
• Связать свое выступление с фактами сегодняшнего дня. "Идя на выступление я встретил в холле незнакомого человека, который мне улыбнулся. И мне сразу стало спокойней и уютнее в незнакомом месте. А в Вашей жизни...."
• Практическое действие иллюстрирующее тему Вашего выступления. Например выйти на сцену взять в руку тарелку и разбить ее. А затем обратиться к аудитории с вопросом: - Как Вы считаете можем ли мы вернуть себе эту тарелку? Сколько денег у нас уйдет на покупку новой? А если это была дорогая коллекционная тарелка? А можно ли получить такую же тарелку взамен за 10% от ее стоимости? - У нас есть решение. И это решение страховка. Таким образом можно перейти к страхованию автомобилей.
• Нестандартное вступление. "Вы ожидаете очередную скучную лекцию на которой можно поспать.... Вы будете разочарованы - потому что поспать Вам не удастся...."
• Сама тема выступления. "Мерчандазинг - прибыль без затрат" Как можно получать прибыль без затрат? И что это за слово "Мерчандайзинг"? Вот вопросы, которыми задаются слушатели.
• Аудио-визуальное вступление. Звучит музыкальный фрагмент и на экране проецируется тема выступления или фраза.
Какие бывают ошибки начала выступления:
• Извинения "Я не очень подготовлен к этому выступлению...." "Вообще эту тему невозможно рассмотреть за столь короткий срок...." "Я не оратор..."
• Банальности: "Ну это и так все знают..."
• Начинать с цитирования предыдущего оратора. Люди могут подумать - что идет продолжение предыдущего выступления. Цитировать и ссылаться на предыдущие выступления очень здорово, это придает выступлению живость и актуальность. Делать это лучше в середине выступления, когда приводите пример из жизни или на стадии аргументации. Это придаст Вашим аргументам вес.

ПОДАЧА ИНФОМАЦИИ

Информация как еда бывает вкусной и полезной. А бывает полезной, но не вкусной. Чтобы информацию хотелось принимать и она хорошо усваивалась, принося пользу, необходимо соблюдать два принципа подачи информации: "Полезно и Вкусно". Сам материал должен быть полезен для слушателей, а манера подачи делает его "вкусным".
Что делает выступление вкусным:

Речь
Что хорошо:
• Понятный аудитории язык. Избегайте сленговых слов и профессиональных терминов, кроме случаев когда это необходимо.
• Образная речь, использование сравнений
• Тон голоса - мощный инструмент который помогает правильно расставлять акценты в выступлении. Бодрый тон - призывает. Мягкий, "теплый" - создает атмосферу доверия.
• Делайте паузы. Они подчеркивают важность сказанного.
• Говорите и рассказывайте, а не читайте написанное. Обращайтесь к своему конспекту только для ключевых моментов - тезисы, заголовки, цитаты.
Вредит выступлению:
• Монотонность. Можно усыпить любую аудиторию, просто монотонно рассказывая материал. Когда я учился в Морской Академии в Санкт-Петербурге у нас был замечательный преподаватель Теории Конструкционных Материалов, который отличался на редкость монотонно подачей информации. К концу лекции "на плаву" оставалось не более 10% присутствующих. Средний показатель сна на лекциях других преподавателей 10-50%. Так что он был абсолютным чемпионом по усыплению.
• Слова - паразиты. Периодически возникает мода на слова-паразиты. Они употребляются очень часто и "загрязняют" речь. Подходит к концу использование "КАК БЫ" и "НА САМОМ ДЕЛЕ".... Следите за своей речью. Просите давать Вам обратную связь.
• Звуки-паразиты. Особенность московского региона. Затягивание звуков в стиле Б.Н. Ельцина приводит к ухудшению понимания.
• Читать материал, который люди читают на экране.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ

• Для того, чтобы информация была "вкусной" она должна быть наглядной. Для этого используются различные технические средства.
• Наиболее распространенным становится презентация с помощью ноутбука и проектора. Это позволяет демонстрировать саму презентацию в "Power Point", слайды или фильм. При этом надо учитывать, что свет в аудитории будет приглушенным, а внимание аудитории будет приковано к экрану.
• Телевизор и видеомагнитофон. Подходит для демонстрации роликов или фильмов, иллюстрирующих Ваше выступление. Важно проверить насколько хорошо с самого последнего места экран.
• Раздаточные материалы. Очень хорошо дать людям в руки что-то, что потом останется у них после выступления. Важно знать, что когда люди берут в руки материалы, то все внимание переключается на то, что находится в руках. Поэтому необходимо сопровождать своими комментариями и направлять внимание. Например: "Вы получили брошюру, которая.... Откройте страницу 2 на ней Вы видите..." Или разложить материалы до выступления, чтобы участники смогли ознакомиться с ними до его начала.
• Проектор (Оверхед). Помогает иллюстрировать свою лекцию, с помощью заранее подготовленных прозрачных слайдов, на стене.
• Флип-чарт. Для записи тезисов или информации, которая получается непосредственно во время выступления в режиме "обратной связи" от аудитории.

ЮМОР

Даже самая серьезная аудитория с большим удовольствием воспринимает юмор. Чтобы юмор подчеркнул Ваше выступление, придал ему изюминку он должен отвечать двум критериям:
• уместность,
• подготовленность С помощью юмора легко парируются даже самые острые замечания из зала.

НЕВЕРБАЛЬНАЯ ЧАСТЬ - ЖЕСТЫ, ПОЗА, МИМИКА ВЫСТУПАЮЩЕГО

Как известно, информация, передаваемая словами неотделима от личности, того, кто ее передает. Выступающий своим поведением и манерой держаться сообщает информацию, которую не передает словами. Важно, чтобы эта информация дополняла и усиливала информацию, сообщаемую словами. Неуверенный тон, теребление Выступающим в руках "тезисов", снижают доверие Аудитории к его словам. Если Выступающий держится неуверенно, это трактуется как неуверенность в том, что он говорит.
Полезно:
• Находиться перед аудиторией в "открытой" позе. Ноги и руки НЕ скрещиваются. При жестикуляции руки ладонями вверх.
• Взглядом обводить аудиторию. Самые важные моменты проговаривать самому важному человеку в аудитории.
• Сопровождать свои слова жестикуляцией.
• Привлечь внимание аудитории к слайду, показав на него ручкой или указкой.
• Двигаться. Перемещаться во время выступления по сцене.

АРГУМЕНТАЦИЯ, ПРЕДВОСХИЩЕНИЕ ВОЗРАЖЕНИЙ

Наверняка у слушателей возникают вопросы или они не согласны с чем-то в Вашем выступлении. Поэтому необходимо заранее, при подготовке выступления, подготовить аргументы, которые убедят аудиторию в правильности Вашей информации. Также можно проговаривать возражения до того, как их высказал кто-то из аудитории. Например: "Есть такое мнение, что страхование - это пустая трата денег. Давайте рассмотрим это на простом примере." И далее приводится аргументация за.

ЭФФЕКТНАЯ КОНЦОВКА

Концовка должна запомниться слушателям. Как лучше закончить свое выступление?
• Подытожить сказанное, высказав главную мысль выступления. "Таким образом, главной мыслью данного выступления является...."
• Побуждение к деятельности. Напутствие. "Теперь Вы имеете эффективный инструмент, который позволит Вам увеличить свои продажи."
• Произнести фразу с которой Вы начали свое выступление. "Вот почему я считаю, что....."
• Шутка или цитата иллюстрирующая основной тезис выступления.
• Комплимент аудитории. "Я рад, что мне выпала часть поделиться знаниями со столь профессиональной аудиторией".
• Раздайте слушателям, что-то на память о Вашем выступлении. "А на выходе из аудитории две очаровательные девушки выдадут Вам образцы продукции, о которой я Вам рассказал".
Примеры неудачной концовки
• "На эту тему еще долго можно говорить".
• "Спасибо, что дали мне слово".
• "К сожалению у меня не было времени подготовиться получше"
• "Лимит времени не дает мне возможности сказать все то, что я хочу сказать по этому поводу."

ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ И ВРЕМЯ ВЫСТУПЛЕНИЯ

Практическим путем выявлено, что наилучшим временем для выступления являются утренние часы с 10.00 - 13.00 В это время внимание человека максимально, а "организм" уже проснулся и активен. Тем не менее, обязательно надо учитывать режим аудитории перед которой Вам предстоит выступать. Например арт-директора клубов ведут ночной образ жизни. А в утреннее время (до 14.00 включительно) отсыпаются.... Поэтому для них лучшее время - ночное или вечернее. Продолжительность выступления 15-45 минут. Это зависит от темы и объема материала выступления. Если Вы выступаете в конференции, когда перед Вами и после Вас тоже кто-то есть, наилучшим будет выступление 2-м или 3-м. Первый "разогревает" аудиторию, на 2-м и 3-м внимание включается, затем идет череда выступлений, которая в памяти "смазывается". Также сказывается падение внимания. Хорошо запоминается последнее выступление. Но есть минусы. Аудитория, как правило, устает к 9-му или 10-му выступлению за день. Поэтому слушает очень невнимательно. Часть людей уходит.

ОТВЕТЫ НА ТРУДНЫЕ ВОПРОСЫ

Как быть если Вам задали "трудный" вопрос. Или вопрос на который Вы не знаете ответа. Во-первых поблагодарить за вопрос: "Спасибо, что Вы задали этот важный вопрос...." Пока Вы это проговариваете - в голове уже рождается ответ..... Также можно вернуть вопрос собеседнику. "Вы наверное уже знаете ответ на свой вопрос..." А после его фразы прокомментировать. Можно обратиться к залу: "А кто уже встречался с этим в своей практике?" После "сбора рекомендаций" также необходимо подытожить все сказанное и добавить что-то от себя. Можно перенести вопрос на индивидуальное обсуждение или на потом. К моменту обсуждения Вам уже будет, что сказать. Самое главное это получить время для того, чтобы собраться с мыслями.
Для того, чтобы избежать "трудных" вопросов надо хорошо готовиться и изучать предмет глубоко и широко. Кроме того, очень помогает знание - что люди чаще всего задают вопросы НЕ для того, чтобы получить ответ (они его знают), а для того, чтобы привлечь внимание к себе, подчеркнуть свою значимость. Искусство Выступающего дать людям почувствовать их значимость, оставаясь при этом самым значимым лицом в аудитории - экспертом.

ГОТОВНОСТЬ К ИМПРОВИЗАЦИИ

Как бы Вы ни готовились, тем не менее произойти во время выступления может все что угодно. У меня есть очень хороший пример, когда несмотря на всю замечательно проведенную подготовку - презентация в Power-point с красочными слайдами, диаграммами, проверки аудитории и аппаратуры, согласования своего ноутбука с проектором в аудитории, внутреннего настроя, менеджер компании вышла перед аудиторией для выступления и в этот момент....... в помещении отключили электричество и проектор погас. Надо сказать, что темой выступления перед Клиентами были Источники Бесперебойного Питания..... Которые позволяют аппаратуре работать именно в случаях отключения или перепада электричества.....
Что же сделала Менеджер? Она сказала следующее - "Видите как важно иметь ИБП? Если бы сейчас оборудование было подключено через наши источники APC, то мы с вами спокойно продолжали нашу встречу и Вы смогли бы все увидеть на экране..... А теперь Вам придется удовольствоваться только рассказом....."
Надо сказать, что после выступления многие слушатели подходили к Ольге и говорили - "Ну ты молодец! Очень эффектно! Как ты догадалась отключить электричество?!"..... Часть аудитории считала, что этот ход был запланирован. Кроме того ситуация помогла наглядно убедиться в необходимости такого "аксессуара" как Источник Бесперебойного Питания.... Чтобы не происходило в аудитории, используйте это для своего выступления. Будьте готовы к импровизации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Как научиться выступать эффектно? Оттачивайте свое мастерство на практике. Готовьтесь к каждому выступлению, а потом анализируйте свои промахи и удачи. Практика и еще раз практика.... Посещение тренинга и возможность "потренироваться на кошечках" повышает профессионализм.


Немного поздно, но все-таки… Слоган бренда Guinness - Guinness is actually good for you («Guinness – это то, что действительно принесет тебе пользу») родился в начале 20-х годов в рекламной кампании от SH Benson вместе с «открытием» так называемого витамина G (витамина Guinness). По понятным причинам, он уже давно не используется брендом в большинстве стран мира (за исключением некоторых стран Африки, где законы о рекламе немного задержались в пр...

Социальная сеть MySpace запустила свою бесплатную мобильную версию, спонсируемую за счет рекламы. До настоящего момента MySpace Mobile предоставлялся как сервис, основанный на премиум-подписке, и работал у операторов AT&T и Helio. Новый сервис будет работать у всех сотовых операторов США и позволит пользователям обмениваться сообщениями и запросами, комментировать фотографии, размещать информацию, обновлять блоги и находить новых друзей. ...

Vestel познакомил представителей СМИ и других гостей с новой креативной концепцией "Легко!" в известном столичном ресторане Carre Blanc. Компания Vestel представляет на российском рынке продукцию высокого качества, уже заслужившую признание потребителей: телевизоры, холодильники, кондиционеры, стиральные машины и плиты.На мероприятие были приглашены ведущие российские СМИ- Gala, Glamour, XXL, Parents, журналисты из газет Metro, Мир новостей, Твой...